Durante muitos anos, empresas de todos os segmentos conviveram com um problema silencioso: a necessidade de guardar grandes volumes de documentos físicos por receio de perder validade jurídica.
Contratos, prontuários, notas fiscais, fichas cadastrais, documentos trabalhistas, relatórios financeiros e processos administrativos passaram a ocupar salas, galpões, armários e arquivos inteiros.
Em muitos casos, o papel era mantido por anos sem que a empresa soubesse exatamente se ainda existia obrigação legal de guarda.
Ao mesmo tempo, crescia o custo operacional, a dificuldade de localização de documentos e o risco de perda de informações.
Foi nesse contexto que a Lei 10.278 ganhou protagonismo.
A legislação trouxe mais clareza sobre a possibilidade de digitalizar documentos com valor jurídico e, em determinados casos, eliminar o papel com segurança.
Mas existe um ponto importante: a Lei 10.278 não significa que qualquer documento pode ser descartado depois de ser escaneado.
Para que o descarte documental seja juridicamente seguro, a empresa precisa seguir critérios técnicos, processos auditáveis e políticas claras de governança da informação.
O que é a Lei 10.278
A Lei 10.278, regulamentada pelo Decreto 10.278, estabelece os critérios para digitalização de documentos físicos, permitindo que eles tenham o mesmo valor probatório do original em papel.
Na prática, isso significa que um documento digitalizado pode substituir o documento físico, desde que o processo de digitalização siga requisitos específicos.
Essa mudança abriu caminho para que empresas reduzam o volume de papel armazenado, melhorem a organização da informação e diminuam custos com arquivos físicos.
Mas a legislação também exige responsabilidade.
Não basta digitalizar um documento de qualquer maneira e descartar o original.
É necessário garantir que o arquivo digital preserve a integridade, autenticidade e rastreabilidade da informação.
O que muda para as empresas
Antes da regulamentação, muitas empresas mantinham o papel por receio de questionamentos jurídicos.
Mesmo após digitalizar documentos, continuavam armazenando caixas e mais caixas de arquivos por não terem segurança para eliminar os originais.
Com a Lei 10.278, as empresas passaram a ter uma base legal mais clara para estruturar processos de digitalização com valor jurídico e descarte documental.
Isso muda a lógica da gestão documental.
Em vez de manter tudo indefinidamente, a empresa passa a analisar:
O tipo de documento
O prazo legal de guarda
A possibilidade de descarte
O nível de criticidade da informação
Os requisitos técnicos para digitalização
As exigências regulatórias do setor
Esse movimento é especialmente importante para organizações que lidam com grande volume documental, como hospitais, clínicas, cartórios, instituições de ensino, mineradoras, indústrias, cooperativas, seguradoras e empresas de RH.
O que pode ser descartado após a digitalização
Uma das maiores dúvidas das empresas é entender quais documentos podem ser eliminados após a digitalização.
A resposta depende de dois fatores:
O documento precisa ter sido digitalizado de acordo com os critérios da Lei 10.278.
O prazo de guarda do documento precisa permitir o descarte.
Ou seja, não existe uma resposta única para todos os casos.
Entre os documentos que frequentemente podem ser descartados após digitalização correta e vencimento do prazo de guarda, estão:
Contratos encerrados
Fichas cadastrais
Documentos administrativos
Notas fiscais após o prazo legal
Comprovantes de pagamento
Processos internos concluídos
Dossiês de colaboradores fora do prazo obrigatório
Documentos operacionais
Relatórios antigos
Correspondências corporativas sem valor permanente
Já alguns documentos podem exigir guarda permanente ou regras específicas de retenção, dependendo da legislação do setor e do tipo documental.
É o caso, por exemplo, de determinados documentos societários, registros históricos, documentos ligados a litígios, informações de saúde e arquivos com valor probatório permanente.
Por isso, o descarte não pode ser feito de maneira genérica.
Ele precisa estar baseado em uma tabela de temporalidade documental.
O papel da tabela de temporalidade
A tabela de temporalidade é o instrumento que define por quanto tempo cada tipo de documento deve ser guardado e quando ele pode ser descartado.
Ela funciona como uma regra de governança da informação.
Na prática, ela ajuda a empresa a responder perguntas como:
- Este documento ainda precisa ser mantido?
- O prazo legal já venceu?
- Existe alguma exigência regulatória específica?
- O documento pode ser descartado ou precisa permanecer arquivado?
- Há necessidade de manter uma cópia física ou o digital já é suficiente?
Sem uma tabela de temporalidade, a empresa tende a cometer um dos dois erros mais comuns:
- Guardar documentos sem necessidade por muitos anos
- Descartar documentos importantes antes da hora
Nos dois cenários, o risco é alto.
O que é necessário para que a digitalização tenha valor jurídico
Para que um documento digitalizado possa substituir o original físico, o processo precisa atender a uma série de requisitos.
Entre os principais estão:
Garantia de integridade
Controle de autenticidade
Rastreabilidade
Indexação adequada
Controle de acesso
Preservação do documento
Registro de auditoria
Assinatura eletrônica ou certificação, quando aplicável
Padronização do processo de captura
Além disso, é importante que a empresa tenha um fluxo claro sobre quem digitaliza, quem valida, onde os documentos ficam armazenados e como eles podem ser recuperados.
Empresas que estruturam esse processo de forma adequada conseguem reduzir drasticamente o volume de papel e, ao mesmo tempo, aumentar a segurança da informação.
O risco de fazer o descarte errado
Apesar dos benefícios, muitas empresas ainda cometem erros ao tentar eliminar documentos físicos.
Entre os problemas mais comuns estão:
Digitalização feita sem padrão
Falta de indexação
Documentos ilegíveis
Arquivos incompletos
Ausência de trilha de auditoria
Descarte antes do prazo legal
Falta de política documental
Eliminação sem registro formal
Esses erros podem gerar consequências sérias, como:
Multas
Problemas em auditorias
Dificuldade para apresentar provas
Exposição jurídica
Não conformidade regulatória
Risco de perda de informações estratégicas
Violação de requisitos da LGPD
Por isso, o descarte documental precisa ser tratado como um processo estratégico, e não apenas como uma ação operacional.
Como empresas estão estruturando processos seguros de descarte
Empresas mais maduras digitalmente já estão adotando um modelo mais estruturado de gestão documental.
Em vez de simplesmente armazenar ou eliminar documentos, elas criam uma política clara de ciclo de vida da informação.
Esse processo normalmente inclui:
1. Levantamento documental
A empresa identifica quais tipos de documentos possui, onde eles estão armazenados e qual é o volume existente.
2. Classificação documental
Os documentos são organizados por categoria, finalidade, área responsável e prazo de guarda.
3. Criação da tabela de temporalidade
São definidos os prazos legais e operacionais de retenção para cada tipo documental.
4. Digitalização com valor jurídico
Os documentos passam a ser digitalizados seguindo critérios de autenticidade, integridade e rastreabilidade.
5. Implantação de sistemas de GED e ECM
Plataformas de gestão eletrônica de documentos ajudam a armazenar, localizar, controlar acessos e monitorar prazos de guarda.
No setor de saúde, por exemplo, empresas têm utilizado automação de processos, classificação automática, OCR, assinatura eletrônica e integração com prontuários eletrônicos para garantir mais segurança no descarte de documentos físicos.
Além disso, a digitalização integrada ao prontuário eletrônico, aos fluxos de atendimento e aos sistemas de gestão permite centralizar informações e reduzir o acúmulo de papel.
6. Registro formal do descarte
Quando um documento é eliminado, a empresa registra a operação, documenta a justificativa e mantém trilhas de auditoria.
Esse cuidado é essencial para demonstrar conformidade em fiscalizações e auditorias futuras.
Quais áreas mais se beneficiam
Embora praticamente todas as áreas da empresa possam se beneficiar, algumas costumam sentir os resultados mais rapidamente:
RH e departamento pessoal
Financeiro e fiscal
Jurídico
Compras e contratos
Saúde e prontuários
Educação e secretaria acadêmica
Cartórios
Operações e engenharia
Mineração e compliance ambiental
Em todos esses setores, o volume documental costuma ser alto, o tempo de guarda é complexo e o risco de erro pode gerar impactos financeiros e regulatórios significativos.
Conclusão
A Lei 10.278 trouxe uma oportunidade importante para as empresas modernizarem sua gestão documental.
Mas aplicar a legislação com segurança exige mais do que escanear papéis.
É preciso criar regras, estruturar processos, definir temporalidade, garantir rastreabilidade e registrar corretamente cada etapa.
O descarte documental seguro não é apenas uma forma de liberar espaço físico.
É uma estratégia para reduzir risco, melhorar auditorias, aumentar produtividade e fortalecer a governança da informação.
Empresas que tratam o descarte documental como parte da transformação digital conseguem operar com mais eficiência, menos custo e mais segurança jurídica.
Se a sua empresa ainda guarda documentos sem critério ou tem dúvidas sobre o que pode ou não ser descartado, talvez seja o momento de revisar sua política documental.
Afinal, guardar tudo para sempre não é segurança.
É falta de gestão.
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