Apesar de toda a movimentação em torno da transformação digital, a guarda física de documentos segue sendo uma realidade predominante em muitas empresas. Contratos, prontuários, registros fiscais e históricos continuam ocupando salas, galpões e arquivos que, muitas vezes, funcionam sem estrutura adequada, processos claros ou visibilidade sobre o que está armazenado.
É um tema que, durante muito tempo, foi tratado apenas como um detalhe logístico. Mas, diante das novas exigências do mercado — agilidade, segurança, rastreabilidade e redução de custos —, a guarda física precisa ser enxergada como uma etapa estratégica da gestão documental.
Neste artigo, você vai entender os principais desafios desse cenário e por que encará-los agora é essencial para não perder competitividade.
A realidade por trás do armazenamento físico
A guarda física costuma ser tratada como um mal necessário. Afinal, muitas informações ainda precisam ser mantidas em papel por exigência legal ou controle histórico. Mas o que vemos no dia a dia de empresas de diferentes portes e segmentos é uma situação preocupante:
Acervos que crescem sem controle
Ambientes improvisados e inseguros
Falta de critérios claros para guarda e descarte
Dificuldade extrema para localizar documentos
Quando a informação não é facilmente acessível, ela deixa de ser útil — e passa a ser um passivo. É isso que acontece em estruturas de guarda mal geridas: o que deveria proteger a empresa, começa a sabotá-la.
Os custos invisíveis da guarda de documentos
A maior parte das empresas não consegue mensurar o custo real da guarda física. E isso é um problema sério.
Estamos falando de:
Espaço físico dedicado (que poderia ter outro uso estratégico)
Climatização e segurança (monitoramento, controle de umidade, pragas, incêndios)
Mão de obra operacional (colaboradores dedicados apenas a buscar, separar e transportar documentos)
Risco de não conformidade (multas, perdas, processos)
Sem falar no tempo perdido. Em muitos casos, localizar um único documento pode levar horas — ou dias.
Os riscos estratégicos que nem sempre são visíveis
Além dos custos operacionais, há um conjunto de riscos menos óbvios, mas igualmente graves:
Insegurança jurídica: documentos extraviados, fora do prazo de guarda, sem trilha de acesso
Baixa rastreabilidade: dificuldade para comprovar movimentações e acessos
Impacto na imagem da empresa: atraso no atendimento ao cliente, perda de credibilidade em auditorias
Estagnação: impossibilidade de evoluir para práticas mais modernas de gestão porque o acervo físico está desorganizado
Esses riscos, somados, corroem silenciosamente a eficiência e a competitividade do negócio.
O que o mercado está pedindo agora
Vivemos uma nova era da informação. E mesmo que o digital esteja cada vez mais presente, o físico ainda cumpre um papel importante — desde que bem gerido.
As empresas querem:
Acesso rápido e seguro a documentos físicos
Inventário atualizado e categorizado
Relatórios de movimentação e guarda
Indicadores de desempenho do acervo físico
Integração possível com soluções digitais no futuro
Ou seja: a guarda física precisa se comportar como parte de um sistema inteligente de gestão documental.
Encarar o físico como parte da gestão
O primeiro passo é abandonar a ideia de que o arquivo físico é só um “lugar de guardar coisas”.
A guarda precisa ser tratada como um processo estratégico. Isso significa:
Ter políticas definidas de guarda e descarte
Implantar fluxos e SLAs de localização
Realizar auditorias regulares
Mapear o acervo e categorizá-lo desde a origem
Controlar acessos e rastrear movimentações
Empresas que aplicam esses princípios na guarda física ganham agilidade, controle, segurança — e criam uma base sólida para futuras ações de digitalização.
Não é sobre abandonar o papel. É sobre dar um novo propósito a ele.
A guarda física de documentos ainda é, e será por um bom tempo, parte da rotina de muitas organizações. Mas ela precisa evoluir.
Mais do que armazenar, é hora de gerenciar.
Mais do que cumprir uma obrigação, é hora de criar valor.
A 3A Digitall acompanha essa transformação de perto. E está desenvolvendo soluções pensadas para empresas que desejam estruturar sua gestão documental com visão de futuro — sem desconsiderar a importância da base física.
Porque o futuro da informação começa agora. E ele começa pelo jeito como cuidamos do que já temos.
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