Você já parou para pensar na vida útil dos documentos da sua empresa? Aqueles contratos antigos, relatórios desatualizados e notas fiscais guardados em gavetas podem estar ocupando um espaço precioso e, pior ainda, atrapalhando sua produtividade.
A gestão da temporalidade de documentos é mais importante do que você imagina! Ela não se trata apenas de organizar papéis, mas de garantir a segurança da informação, atualizar processos e evitar problemas legais.
O que é temporalidade de documentos?
Em poucas palavras, a temporalidade dos documentos é o período de tempo que um documento deve ser guardado.
Cada tipo de documento possui uma validade específica, definida por leis, normas internas da empresa ou pela sua importância estratégica.
A temporalidade de documentos envolve três fases principais:
Criação: O documento é gerado e armazenado.
Manutenção: O documento é acessado e utilizado conforme necessário.
Eliminação ou Arquivamento: O documento é eliminado ou arquivado, dependendo de sua validade e importância.
Gerenciar a temporalidade dos documentos é essencial para garantir a eficiência, a segurança e a conformidade regulatória das organizações.
Por que a temporalidade dos documentos é importante?
Segurança das informações: Ao definir a validade dos documentos, você garante que apenas as informações relevantes sejam armazenadas, evitando o risco de vazamento de dados.
Otimização de processos: A gestão da temporalidade permite eliminar documentos desnecessários, agilizando a busca por informações e otimizando os processos internos.
Conformidade legal: Muitas leis estabelecem prazos mínimos para a guarda de determinados documentos. Ao desrespeitar esses prazos, sua empresa pode estar sujeita a multas e outros prejuízos.
Economia de custos: A eliminação de documentos desnecessários reduz os custos com armazenamento e gestão documental.
As 3 idades dos documentos:
Os documentos passam por três fases durante o seu ciclo de vida:
Fase atual: É a fase em que o documento é mais utilizado, como contratos em vigor, notas fiscais recentes e relatórios de gestão.
Fase compartilhada: Nesta fase, o documento é menos consultado, mas ainda possui valor histórico ou legal. É o caso de contratos encerrados, relatórios anuais e documentos contábeis.
Fase permanente: Nesta fase, o documento possui valor histórico e arquivístico, como documentos de constituição da empresa, atas de reuniões importantes e registros históricos.
Como gerenciar a validade dos documentos?
Para gerenciar a temporalidade dos documentos de forma eficaz, você pode seguir os seguintes passos:
- Estabelecer Políticas de Retenção de Documentos
A primeira etapa na gestão da temporalidade dos documentos é estabelecer políticas claras de retenção. Essas políticas devem definir quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido e quando deve ser eliminado ou arquivado. As políticas de retenção devem ser baseadas em regulamentações aplicáveis e nas necessidades específicas da organização.
- Implementar Sistemas de Gestão Documental
Sistemas de gestão documental (GED) e sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) podem automatizar o processo de gestão da temporalidade dos documentos. Esses sistemas permitem que as organizações definam regras de retenção, automatizem a eliminação ou arquivamento de documentos e garantam a conformidade regulatória.
- Treinar Funcionários
É essencial treinar os funcionários sobre as políticas de retenção de documentos e os procedimentos de gestão da temporalidade. Os funcionários devem entender a importância de seguir essas políticas e como usar os sistemas de gestão documental para gerenciar os documentos de forma eficaz.
- Revisar e Atualizar Políticas Regularmente
As regulamentações e as necessidades das organizações mudam ao longo do tempo. É importante revisar e atualizar regularmente as políticas de retenção de documentos para garantir que elas permaneçam relevantes e conformes.
Gestão da Temporalidade de Documentos no Ambiente Digital
No ambiente digital, a gestão da temporalidade dos documentos enfrenta desafios adicionais, mas também oferece oportunidades significativas. Aqui estão algumas considerações específicas para a gestão da temporalidade no ambiente digital:
Armazenamento em Nuvem
O armazenamento em nuvem permite que as organizações armazenem grandes volumes de dados de forma eficiente e segura. No entanto, é crucial garantir que os provedores de nuvem ofereçam níveis adequados de segurança e conformidade regulatória.
Automação e Inteligência Artificial
A automação e a inteligência artificial podem ser usadas para gerenciar a temporalidade dos documentos de forma mais eficiente. Sistemas de IA podem identificar automaticamente documentos que devem ser eliminados ou arquivados, reduzindo a necessidade de intervenção manual.
Segurança Cibernética
A segurança cibernética é uma preocupação crescente no ambiente digital. As organizações devem implementar medidas robustas de segurança para proteger os documentos contra ameaças cibernéticas, garantindo que a temporalidade dos documentos seja gerenciada de forma segura.
4.Conformidade Regulatória,
A conformidade regulatória é especialmente importante no ambiente digital, onde as regulamentações podem variar significativamente entre diferentes jurisdições. As organizações devem garantir que seus sistemas de gestão documental estejam em conformidade com todas as regulamentações aplicáveis.
A 3A Digital pode te ajudar!
Gerenciar a temporalidade dos documentos é uma parte crucial da gestão documental eficaz, especialmente no ambiente digital.
Ao estabelecer políticas claras, implementar sistemas de gestão documental, treinar os funcionários e revisar regularmente as políticas, as organizações podem garantir que seus documentos sejam gerenciados de forma eficiente, segura e conforme.
A 3A Digitall está comprometida em ajudar as organizações a alcançar esses objetivos, oferecendo soluções tecnológicas avançadas e personalizadas para a gestão documental.