A digitalização de acervos deixou de ser uma iniciativa operacional e passou a ocupar um papel estratégico dentro das organizações. Universidades, hospitais, empresas e órgãos públicos hoje dependem diretamente de seus repositórios digitais para operar, decidir e cumprir obrigações legais. No entanto, junto com esse avanço, cresce também a exposição a riscos jurídicos, operacionais e reputacionais.
Não basta mais digitalizar. É preciso garantir segurança da informação de ponta a ponta.
Em um cenário marcado por LGPD, auditorias cada vez mais rigorosas, ataques cibernéticos e aumento exponencial do volume de dados, o acervo digital se transforma em um dos ativos mais sensíveis da organização. E ativos sensíveis exigem governança, controles, rastreabilidade e processos bem definidos.
Neste artigo, vamos explorar em profundidade o que instituições realmente precisam garantir para que seus acervos digitais sejam seguros, confiáveis, auditáveis e sustentáveis no longo prazo.
O novo papel do acervo digital nas organizações
Durante muito tempo, o acervo documental foi visto apenas como arquivo. Um local para guardar documentos e cumprir exigências burocráticas. Esse cenário mudou radicalmente.
Hoje, acervos digitais:
Sustentam decisões estratégicas;
Alimentam sistemas de gestão e BI;
São base para processos automatizados e uso de IA;
Servem como evidência legal e regulatória;
Contêm dados pessoais, sensíveis e críticos para o negócio.
Isso significa que qualquer falha de segurança não é mais um problema técnico, mas sim um risco direto ao negócio, à reputação da instituição e à sua conformidade legal.
Segurança da informação não é só tecnologia
Um erro comum é tratar segurança da informação como sinônimo de antivírus, firewall ou infraestrutura em nuvem. Esses elementos são importantes, mas representam apenas uma parte do problema.
Na prática, segurança da informação em acervos digitais envolve quatro pilares fundamentais:
Confidencialidade: só quem pode, acessa;
Integridade: o documento não pode ser alterado sem controle;
Disponibilidade: a informação precisa estar acessível quando necessária;
Rastreabilidade e autenticidade: toda ação deve ser registrada e comprovável.
Esses pilares são a base de modelos consolidados de governança de segurança da informação, como os propostos por normas internacionais de gestão de segurança.
Sem isso, o acervo pode até existir digitalmente, mas não é confiável, nem auditável, nem juridicamente seguro.
Requisito 1: Controle de acesso baseado em papéis e responsabilidades
O primeiro grande ponto crítico é o controle de acesso.
Em ambientes acadêmicos e corporativos, diferentes perfis precisam acessar diferentes tipos de informação. Um aluno, um professor, um gestor, um auditor e um administrador de TI não podem ter o mesmo nível de acesso.
Um acervo digital seguro precisa garantir:
Autenticação forte de usuários;
Perfis de acesso baseados em função e responsabilidade;
Princípio do menor privilégio, onde cada usuário acessa apenas o que precisa;
Registro de tentativas de acesso e bloqueios automáticos em caso de comportamento suspeito.
Sem esse controle, a organização corre riscos como:
Vazamento de dados pessoais;
Acesso indevido a documentos sensíveis;
Alterações não autorizadas em registros críticos;
Dificuldade em apurar responsabilidades em incidentes.
Requisito 2: Rastreabilidade completa e trilhas de auditoria
Rastreabilidade é o que separa um simples repositório de um sistema de gestão documental de verdade.
Cada ação realizada no acervo digital precisa gerar evidências:
Quem acessou;
O que foi acessado;
Quando foi acessado;
O que foi alterado, exportado ou excluído;
De qual estação ou sistema partiu a ação.
Essas trilhas de auditoria são fundamentais para:
Auditorias internas e externas;
Investigações de incidentes;
Comprovação de conformidade regulatória;
Governança e controle interno;
Segurança jurídica da instituição.
Sem rastreabilidade, a organização perde controle sobre seu próprio patrimônio informacional.
Requisito 3: Integridade documental e preservação da prova
Em muitos contextos, especialmente acadêmicos, jurídicos e corporativos, o documento digital é uma prova.
Isso exige mecanismos técnicos e processuais que garantam:
Que o documento não foi alterado indevidamente;
Que versões sejam controladas;
Que exista histórico de mudanças;
Que seja possível comprovar autenticidade e integridade ao longo do tempo.
Isso é essencial para:
Diplomas e históricos acadêmicos;
Prontuários e registros administrativos;
Contratos e documentos regulatórios;
Processos internos e externos.
Sem essas garantias, o acervo digital perde valor jurídico e institucional.
Requisito 4: Criptografia e proteção dos dados
A proteção técnica dos dados é outro pilar fundamental.
Boas práticas exigem:
Criptografia de dados armazenados;
Criptografia de dados em trânsito;
Gestão segura de chaves criptográficas;
Proteção contra acessos indevidos à infraestrutura.
Isso reduz drasticamente o impacto de:
Vazamentos de dados;
Ataques cibernéticos;
Acessos físicos indevidos;
Exposição acidental de informações sensíveis.
Em um cenário de LGPD e aumento de ataques digitais, não criptografar dados sensíveis é assumir um risco desnecessário e grave.
Requisito 5: LGPD, privacidade e ciclo de vida da informação
A LGPD mudou definitivamente a forma como as organizações precisam tratar dados pessoais.
No contexto de acervos digitais, isso significa:
Saber exatamente quais documentos contêm dados pessoais;
Controlar quem acessa esses dados;
Definir políticas claras de retenção e descarte;
Garantir o atendimento a direitos dos titulares;
Reduzir a exposição de dados além do necessário.
Aqui entra a importância da tabela de temporalidade documental, que define:
Por quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido;
Quando pode ser descartado;
Quando deve ser preservado por valor legal ou histórico.
Segurança da informação também é não manter dados além do necessário.
Requisito 6: Continuidade, backup e recuperação de desastres
Um acervo digital é crítico demais para depender de um único ambiente ou de uma única cópia.
A instituição precisa garantir:
Backups regulares e testados;
Armazenamento em locais distintos;
Planos de recuperação de desastres;
Procedimentos claros para incidentes e indisponibilidades.
Sem isso, uma falha técnica, ataque ou erro humano pode comprometer anos de informação institucional.
Governança documental e segurança caminham juntas
Nenhuma dessas medidas funciona isoladamente. Segurança de acervo digital exige:
Governança clara;
Políticas documentadas;
Processos bem definidos;
Tecnologia adequada;
Treinamento das equipes;
Auditoria e melhoria contínua.
É exatamente essa combinação que transforma o acervo digital de um simples repositório em um ativo estratégico, seguro e confiável para a organização.
Segurança não é custo. É sustentação do negócio
Instituições que tratam segurança da informação como detalhe técnico estão assumindo riscos desnecessários. Já aquelas que enxergam o acervo digital como ativo estratégico investem em:
Controle;
Rastreabilidade;
Governança;
Conformidade;
Sustentabilidade da informação no longo prazo.
No fim, segurança da informação em acervos digitais não é apenas proteção. É base para crescimento, credibilidade, eficiência operacional e maturidade digital.
