Por que agregar valor ao serviço e se preparar para o futuro começa agora
Durante anos, empresas de guarda de documentos desempenharam um papel técnico e essencial: preservar arquivos físicos com segurança, controle e rastreabilidade. Mas o mercado evoluiu — e com ele, as exigências dos clientes também.
Hoje, armazenar não é mais suficiente. A expectativa está no acesso, na agilidade, na integração e, acima de tudo, na capacidade de transformar informação em valor.
Nesse novo contexto, a gestão eletrônica de documentos (GED) surge não como uma ameaça ao modelo físico, mas como um passo estratégico de expansão, diferenciação e geração de novas receitas para empresas que atuam com guarda física.
Por que o modelo tradicional de guarda está em risco?
A transformação digital está afetando profundamente a forma como as empresas lidam com documentos. O que antes era aceito — como prazos longos de localização, pouca visibilidade sobre o acervo e processos manuais — hoje é inaceitável.
Empresas que contratam guarda documental não querem mais apenas armazenar. Elas querem:
Acesso remoto e instantâneo
Relatórios automatizados e rastreáveis
Integração com seus fluxos internos de trabalho
Redução de tempo e custo no ciclo de gestão de documentos
Ou seja: esperam uma experiência digital, mesmo quando o documento ainda está no papel.
A empresa de guarda que não acompanha esse movimento corre o risco de se tornar obsoleta — ou ser substituída por prestadores mais modernos, que agregam inteligência ao serviço.
A gestão eletrônica como oportunidade de expansão
Adotar a gestão eletrônica de documentos não significa abandonar a guarda física. Ao contrário, significa ampliar a entrega, fortalecer a posição no mercado e agregar uma camada de valor que transforma o negócio.
Imagine os seguintes cenários:
O cliente precisa de um contrato de 2017. Em vez de solicitar ao atendente e esperar 3 dias, ele acessa o documento via sistema, com controle de permissões e rastreabilidade.
Um lote de documentos pode ser digitalizado com metadados e integrados ao ERP do cliente, automatizando liberações, aprovações ou notificações.
Em auditorias ou fiscalizações, o cliente pode acessar todo o acervo digitalizado e indexado por tipo, data, natureza ou responsável.
Essas entregas representam um novo patamar de serviço — e um novo modelo de precificação, fidelização e valor percebido.
Como começar a transição da guarda para a gestão digital
A mudança não precisa (nem deve) ser radical. O segredo está em construir um plano de evolução estruturado e viável, que respeite a operação atual da empresa de guarda e abra espaço para novas possibilidades. Os passos incluem:
1. Diagnóstico técnico do acervo físico
Quais tipos de documentos são guardados?
Quais têm valor legal, histórico, fiscal ou operacional?
Qual o volume, a frequência de acesso e a criticidade?
2. Planejamento da digitalização inteligente
Identificar o que precisa ser digitalizado
Estabelecer critérios de prioridade
Aplicar indexação inteligente (metadados) desde a origem
3. Implantação de um sistema GED escalável
Armazenamento digital seguro e em nuvem
Módulos de busca, acesso, workflow e versionamento
Integração com outros sistemas do cliente
4. Formação de uma nova cultura de serviço
Atualização da equipe
Treinamento técnico e relacional
Mudança na proposta de valor para o cliente final
Esse processo pode ser realizado por fases, de forma a não comprometer a operação existente — mas com claros ganhos operacionais e estratégicos já nos primeiros meses.
O papel da 3A Digitall nessa transição
A 3A Digitall tem atuado com profundidade no setor de gestão documental e entende que as empresas de guarda física ocupam uma posição privilegiada no início da transformação digital.
Elas já possuem os documentos. Já têm o relacionamento com o cliente. Já entendem a natureza e o ciclo de vida da informação.
O que falta, muitas vezes, é a ferramenta certa — e um parceiro confiável para apoiar a transição.
A 3A está desenvolvendo soluções específicas para esse cenário. Combinamos GED, automação e visão estratégica para empresas que desejam dar o próximo passo com segurança, consistência e resultados concretos.
A gestão eletrônica não é mais uma tendência — é uma realidade.
E empresas que trabalham com guarda física têm dois caminhos à frente:
Esperar que os clientes exijam o que ainda não podem entregar
Ou se antecipar, evoluir o serviço e liderar o movimento da informação inteligente
A 3A está preparada para caminhar ao lado de quem escolhe o segundo caminho. Fale com nossos especialistas e saiba mais.
